【リスク管理】障がい福祉事業のキー人材の不在に備えて

障がい福祉事業所におけるキーとなる人材のリスク管理：長期休養・急な退職の影響とその対策

今回の事例は、弊所のコンサルティングによって成果を上げたクライアントの事例の一つです。提供した支援とアドバイスが、目標達成に寄与した結果となっています。

1. 事業の現状と課題

障がい福祉事業所におけるキーとなる人材のリスクとは

障がい福祉事業所では、利用者の生活支援やサービス提供において「キーとなる人材」が不可欠です。

これらの人材は事業所運営の中核を担い、特定の業務を専門的に担当（特に１名で事務関係を担当している場合が多い）しています。

しかし、こうしたスタッフが突然長期休養や退職した場合、その影響は事業全体に大きく波及することになります。

 

事例として、A事業所では、長年にわたり利用者支援と国保連請求や事務関係で中心的な役割を果たしていたスタッフが急な体調不良で長期休養を余儀なくされ、その後も復帰できなくなったというケースがありました。このような場合、特に国保連請求や事務関係での業務の引き継ぎが難しく、残りのスタッフでは十分に対応できず、事業の運営に支障をきたしました。

 

2. 課題の背景

事業所におけるキーとなる人材の管理の難しさ

障がい福祉事業所では限られた人数で業務をこなすことからキーとなる人材を管理することは非常に難しいと言えます。

過労やストレスが原因でキーとなる人材が長期的な休養を取ることになったり、最終的に退職を余儀なくされることもあります。

このような状況が発生した際、業務の継続性が脅かされるため、事前の対策が重要となります。

 

3. リスク管理法

「キーとなる人材」のリスク予測と早期対応

障がい福祉事業所では、キーとなる人材が急に不在になった場合に備えて、事前にリスク予測と対応策を講じておくことが重要です。

特に下記の業務を１名のキーマンに依存することは非常に危険です。とにかく 一人に任せない、抱え込ませないことが重要です。 

①国保連への請求業務

②勤務体制一覧に纏わる考え方が必要な業務（最低人員基準が絡む書類作成など）

③処遇改善加算関係

④給与計算

これらの業務の標準化を進め、複数のスタッフが同じ業務を担当できるようにしておくこと（特に①②）がリスク分散に繋がります。

また、 パソコンの起動や色々なシステムを使うことになると思うのですが、これらのログインパスワードを１名だけしか知らない状態には絶対にしないでください。 

 

業務の引き継ぎ体制とサブ担当の育成

キーとなる人材が不在になった場合、残されたスタッフに業務をスムーズに引き継ぐ体制が必要です。事前にサブ担当を育成することが重要です。また業務マニュアルや手順書の整備も有効です。

新しいスタッフを採用した場合は、早期に業務を覚えさせ、一定期間内に業務を引き継げるような体制を作ることが求められます。

 

4. リスク管理の成果

事業所の安定運営と収益改善

今回の事例では、キーとなる人材が長期休養した際に、事業所が迅速に対応できた結果、サービスの提供が滞ることなく安定した運営が実現しました。

業務の標準化とスタッフ間での役割分担を見直し、サブ担当の育成に成功したことが大きな成果となりました。

 

5. 弊所によるよくある質問と対策

Q1. キーとなる人材が急に不在になった場合、どのように対応すればよいですか？

A1: まずは業務の標準化を進め、スタッフ間で業務を分担できる体制を整備しましょう。加えて、業務の引き継ぎがスムーズに行えるよう、マニュアルや手順書を整えることが重要です。

それが間に合ったいない場合は、士業や業者に外注で急場をしのぐことも考えられます。

Q2. 国保連への請求を１名に任せるのは避けた方がいいいですか？

A2: 請求期間が１０日と短く、何かの都合で急に請求担当が休むとその月の請求を飛ばしてしまうこともあります。メインの請求担当と最低限の請求方法を理解したサブ担当を育てて下さい。サブ担当は、請求作業だけでなく、電子請求受付システムの確認方法まで含まることが重要です。

 

6. まとめ – 成功の要因と今後の展望

成功の要因

A事業所が収益を改善し、安定した運営を実現できた要因は、サブ担当の育成と業務の標準化にあります。特に、キーとなる人材の急な不在に対応できる体制を整備し、業務を迅速に引き継ぐことができた点が成功の鍵となりました。

今後の展望

これらの成功事例は、他の障がい福祉事業所にとっても参考になるポイントが多く、特に「キーとなる人材に依存しない運営つまりサブ担当を育てる」を目指す事業所に有効です。

適切なアドバイスと具体的なサポートを受けることで、効果的な運営方法を導入し、経営の安定と収益向上を図りましょう。

 

経営に課題を抱えている方は、ぜひ弊所にご依頼いただき、運営体制の改善を検討し、運営体制の改善を一緒に取り組んでいきましょう。

ご依頼は、以下の連絡先までどうぞ。