共同生活援助（障がい者グループホーム）の…
【改善事例】共同生活援助の預かり金管理の改善取組み
共同生活援助における金銭管理改善事例と行政書士が解説
今回の事例は、弊所のコンサルティングによって改善成果を上げたクライアントの事例の一つです。提供した支援とアドバイスが、クライアントの目標達成に寄与した結果となっています。
1. 事業の現状と課題
現状として、多くの事業所では利用者の預かり金を日々の生活費や必要経費に使用するため、管理が煩雑化しがちです。手書きの帳簿やエクセルでの管理が主流であるため、人的ミスや記録の漏れが発生しやすく、トラブルが発生するリスクがあります。
また、預かり金の出納が適正に行われていない場合、後々の運営指導（実地指導）で指摘され、経済的虐待を指摘されることもあり得ます。さらに、利用者の個別ニーズに応じた柔軟な対応が求められる一方で、基準や通知に基づいた適正な管理が求められるため、スタッフには高い事務能力が求められる点も課題です。これらの現状を改善し、透明性と効率性を向上させることが、事業運営の安定化につながります。
事業所の運営形態: 共同生活援助
定員: 38名
2. 課題の背景
1 業務の煩雑さと負担:
グループホームでは、利用者ごとに異なる生活費や個別支援が必要とされ、そのために預かり金の管理が複雑になりがちです。
特に、複数利用者の預かり金を管理する事業所では、日々の出納管理や記録作業が多く、スタッフにとって大きな負担となります。
2 管理体制の未整備:
人員に余裕がない場合、管理体制が整っておらず、簡易的な管理が行われることが多く、この結果、人的ミスや記録の不備が生じやすく、利用者やその家族との信頼関係に影響を及ぼすリスクが高まります。
3 法令遵守の複雑さ:
預かり金管理には通知に基づく適切な対応が求められるため、スタッフには事務スキルと法令理解が必要です。しかし、現場のスタッフは日常業務やケアに忙殺され、十分な法令対応が困難な状況もあります。
3. 改善策
これらの課題に対応するため、以下のような具体的な改善点を提案しました。
1 スプレッドシートでの収支管理表の導入
Googleスプレッドシートを使い、金銭管理の収支管理表を作成し、パソコンがあればどこでも確認できるようにし、定期的な見直しを促します。
2 チェックリストの作成と定期確認の実施
スタッフ全員が同じ基準で管理できるよう、金銭管理に関するチェックリストを作成し、毎月定期的に確認する運用を取り入れます。これにより、管理体制を一人に依存させず、透明性と公平性を保つことができます。
3 利用者との協議と収支報告の徹底
利用者に対して、毎月の収支報告書を簡単に作成し、定期的に説明を行います。これにより、利用者とその家族が金銭管理の透明性を確認できるようになり、信頼関係の構築に繋がります。
4. 改善成果
4.1 透明性の向上
Googleスプレッドシートを活用した簡易的な収支管理ツールの導入により、日々の支出や収入の状況をリアルタイムで把握できるようになりました。これにより、管理者が適正な金額で利用者から徴収し、実際の支出額が正確に記録・確認されるようになりました。
4.2 管理体制の強化と責任の分散
チェックリストを活用して、スタッフ全員が金銭管理に関与する仕組みを構築しました。この体制により、管理者一人に依存するのではなく、複数のスタッフが定期的に収支を確認し合うようになりました。結果として、金銭管理の責任が分散され、不正防止と管理精度の向上が実現しました。また、スタッフの業務負担も均等化され、運営の効率性が向上しました。
4.3 利用者との信頼関係の構築
収支報告書を作成し、定期的に利用者およびその家族に説明することで、利用者に金銭管理の状況を透明に伝える体制が整いました。この取り組みにより、利用者との信頼関係が強化され、事業所に対する満足度が向上しました。また、利用者が金銭管理に関する質問や不安を気軽に相談できる環境が整ったことで、クレームやトラブルの減少にもつながりました。
5. 弊所によるよくある質問と対策
Q1: 小規模事業所でも実行可能な金銭管理の方法はありますか？
A: はい、エクセルやGoogleスプレッドシートなどの無料ツールを使ったシンプルな収支管理方法を提案します。また、チェックリストを導入し、管理体制を簡単に標準化することも可能です。
Q2: 利用者からの収支報告はどのように行えばよいですか？
A: 利用者やその家族に向けた簡単な収支報告書を毎月作成し、定期的に説明する必要があります。これにより、透明性を確保し、信頼関係を築くことができます。
Q3: 金銭管理に関するトラブルが発生した場合の対応方法は？
A: トラブルが発生した場合は、速やかに利用者やその家族に報告し、問題の原因を明らかにし、再発防止を行います。
Q4：預かり金について、厚生労働省からの通知はありますか？
A：沖縄県の通知が分かりやすいのでこちらをご覧ください➔ 沖縄県通知
6. まとめ – 改善の要因と今後の展望補足
A事業所が金銭管理の透明性を向上させ、安定した運営体制を構築できた要因は、低コストで実行可能なツール（エクセルやチェックリスト）を効果的に活用し、日々の管理体制を見直した点にあります。特に、複数のスタッフが関与できる仕組みを構築したことで、金銭管理の責任が分散され、透明性が保たれるようになりました。
これらの取り組みは、直接的に収益の増加や利用者数の増加には繋がりませんが、経営のリスクを減少させる重要な基盤作りとなりました。
さらに、利用者やその家族との信頼関係が強化されたことにより、トラブルの回避による信頼感も高まりました。
これらの改善事例は、他の共同生活援助事業所にとっても参考になるポイントが多く、特に金銭管理に課題を抱える事業所に有効です。
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経営に課題を抱えている方は、ぜひ弊所にご依頼いただき、運営体制の改善を検討し、運営体制の改善を一緒に取り組んでいきましょう。 ご依頼は、以下の連絡先までどうぞ。
